Tutti i dati inviati dai contributori, dopo il processo di verifica, vengono raccolti in una banca dati denominata Sistema Informativo Funghi (SIF).
Per rilievo micologico si intende l’attività di raccolta dei dati di campo volta alla determinazione della specie fungina e l’eventuale prelievo di campioni fungini e di altre informazioni utili a caratterizzare il ritrovamento (data, ubicazione, specie vegetali e habitat, substrato, foto, ecc.)
Il dato micologico è l’insieme di informazioni relative a uno specifico rilievo micologico (di campo o c/o archivi) e inviate dal contributore.
Il record micologico, infine, è inteso some l’insieme organizzato e integrato di informazioni relative al dato micologico, verificate e rielaborate secondo specifici standard.
Il dato micologico inviato dal contributore viene verificato in relazione alla nomenclatura della specie secondo Index Fungorum e alla codifica dell’habitat secondo EUNIS; al termine della verifica viene pubblicato nel SIF.

Nell’ambito del censimento i partecipanti sono incoraggiati a inviare rilievi riguardanti tutte le specie fungine con particolare attenzione per quelle che vengono definite “comuni”.
I dati micologici richiesti devono comprendere sia informazioni relative alla specie sia all’habitat in cui essa è presente, in un’ottica di studio e analisi dei funghi all’interno degli ecosistemi terrestri.